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L’avenir des technologies collaboratives

Bien avant que la pandémie ne frappe, de nombreuses entreprises envisageaient déjà la transformation numérique comme un moyen de réduire les coûts et de gagner en efficacité.

Cependant, l’instruction de travailler à distance suite à l’émergence du COVID-19 a laissé bon nombre de ces organisations n’ayant pas encore adopté les outils technologiques collaboratifs, sans autre choix que de le faire.

Matt Weston, fondateur et directeur général, Vantage 365 explique que ces dernières années, de nombreuses entreprises ont optimisé leurs efforts pour assurer une communication fluide. Les appels téléphoniques interminables ont été remplacés par la messagerie instantanée pour un contact sans problème ; les logiciels de gestion de projet ont rendu plus facile que jamais la mise à jour des collègues sur l’état d’avancement des tâches ; et les vidéoconférences de qualité ont éliminé les déplacements inutiles pour les réunions qui prennent du temps.

Aujourd’hui, les travailleurs britanniques ne passent, en moyenne, que 1,4 jour au bureau, selon le cabinet de conseil Advanced Workplace Associates. Cette situation a inévitablement accru l’appétit pour les logiciels intuitifs, et pour de bonnes raisons. Go Remotely rapporte que 70 % des employés estiment que la technologie numérique a amélioré la collaboration globale.

Les entreprises qui inculquent de bonnes pratiques de communication ont tendance à être plus performantes que celles qui ne le font pas. Selon Bit.ai.com, les organisations qui communiquent efficacement ont 4,5 fois plus de chances de conserver leurs meilleurs éléments. C’est là que les outils modernes entrent en jeu. Non seulement ils renforcent les canaux de communication, mais ils améliorent également la productivité, permettent de gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée et réduisent les coûts des réunions en personne. Cela souligne l’importance de faciliter la communication au sein de l’équipe et démontre la nécessité de disposer d’outils collaboratifs intelligents dans un environnement de travail moderne.

Dans ce contexte, la demande de pratiques plus rapides et plus efficaces ne cesse de croître. Mais qu’est-ce que cela signifie pour l’avenir de la technologie collaborative ?

Une automatisation accrue

L’avenir du travail passera par un recours accru à l’automatisation dans tous les secteurs. On assistera à la croissance des flux de travail qui automatisent les tâches répétitives sans intervention humaine. Les courriers électroniques, la gestion administrative des projets et la publication électronique ne sont que quelques exemples de tâches qui peuvent être automatisées.

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Son utilisation sera de plus en plus importante dans les années à venir, car les entreprises cherchent à rivaliser avec leurs concurrents pour s’assurer que leurs offres sont les plus efficaces, conformément à ce que les employés et les clients attendent.

L’utilisation de l’automatisation peut améliorer le flux de travail existant d’une entreprise, notamment en termes de collaboration interne. La délégation des tâches peut être effectuée instantanément, les mises à jour de statut peuvent être communiquées facilement et les réunions peuvent être programmées pour se reproduire. Les équipes sont censées gagner des heures sur les tâches ingrates en utilisant des services automatisés, ce qui leur laisse le temps de se concentrer sur les tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée. Le cabinet de conseil en gestion Gartner fournit un exemple de ce gain de temps. L’une de ses récentes études a révélé que l’automatisation peut faire gagner aux équipes financières jusqu’à 25 000 heures de travail pour corriger les erreurs humaines, ce qui représente un coût de 878 000 dollars.

Les avantages de l’automatisation devenant évidents, nous nous attendons à voir un appétit pour une automatisation plus intelligente et des processus intuitifs sous la forme de l’IA également ; une prochaine étape sage pour les entreprises qui s’efforcent de devenir mieux connectées.

L’IA au service de la connexion humaine

Contrairement à la croyance selon laquelle l’IA remplacera les humains dans de nombreux rôles professionnels, elle pourrait en fait contribuer à renforcer l’engagement entre les employés en offrant des pratiques de collaboration plus efficaces. L’IA façonnera l’avenir du travail de bien des façons et, étant donné que 61 % des travailleurs affirment que son adoption a stimulé la productivité, les employeurs seront prompts à utiliser cette technologie.

L’IA peut aider les entreprises de la manière la plus adaptée à leurs besoins. Par exemple, elle peut transcrire les notes de réunions pour s’assurer que tout le monde a une compréhension claire de ce qui s’est passé, en fournissant également des versions consultables à la voix. L’IA peut également être utilisée pour améliorer la qualité des vidéoconférences et offrir une expérience plus intuitive. Selon la Harvard Business Review, Zoom a déjà adopté l’IA pour améliorer les connexions, réduire la taille des fichiers et ajuster l’éclairage et les arrière-plans pour des réunions plus professionnelles.

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Bientôt, nous verrons l’IA utilisée de plus en plus pour des tâches instinctives, ce qui signifie une meilleure prise de décision et une meilleure formation des employés. Les organisations pourront organiser des sessions de cartographie mentale et faire appel à l’IA pour les aider à sélectionner les meilleures idées en analysant les facteurs individuels. En outre, les fonctions de l’IA identifieront les domaines dans lesquels les personnes ont le plus besoin de soutien et proposeront des formations avec des collègues particulièrement compétents dans ce domaine.

En somme, l’avenir du travail s’appuiera sur les progrès de l’IA pour faire gagner du temps aux travailleurs qui pourront se concentrer sur la progression et les principaux aspects de leur rôle.

La collaboration asynchrone à la portée de tous

Le rapport de Buffer sur l’état du travail à distance indique que 10 % des personnes trouvent que travailler dans des fuseaux horaires différents de ceux de leurs collègues est le plus grand défi auquel elles sont confrontées. C’est un problème qu’une augmentation des outils asynchrones pourrait aider à résoudre. Ce type de support permet aux équipes de collaborer à des heures différentes et depuis des lieux différents. Bien que nous soyons déjà largement à l’aise avec des outils tels que le courrier électronique et le chat sur le lieu de travail, étant donné leur importance avant la pandémie, l’utilisation de tableaux blancs numériques, de la messagerie vidéo asynchrone et d’outils favorisant la productivité des équipes va augmenter à l’avenir.

Le travail asynchrone n’est pas seulement utile pour ceux qui travaillent dans des lieux différents, mais aussi pour les équipes de travail modernes qui offrent de la flexibilité aux employés. Gartner indique que 43 % des travailleurs considèrent qu’une politique de travail flexible les aide à atteindre une plus grande productivité, c’est donc un élément qui mérite d’être investi.

La réalité virtuelle nous permet de rester connectés

Si le travail à distance augmente la productivité des équipes et améliore l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée des employés, il s’agit d’une pratique encore relativement nouvelle. En tant que telle, les plis sont encore en train d’être aplanis. C’est là que la réalité virtuelle (RV) entre en jeu. Fini le temps où l’on parlait par-dessus les gens lors des appels vidéo, où l’on n’avait pas accès à un tableau blanc visible lors des sessions de collaboration en équipe et où l’on suivait une formation à distance. Tous ces problèmes seront améliorés par l’introduction de la RV, qui aidera à connecter les équipes sans qu’elles aient à faire de longs trajets ou à passer une journée entière au bureau. L’utilisation accrue de la RV sur le lieu de travail devrait être si importante qu’ARtillery Intelligence prévoit que son utilisation dans les entreprises s’élèvera à 4,26 milliards de dollars en 2023 ; un bond par rapport à 829 millions de dollars en 2018.

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Quelle est la prochaine étape ?

La pandémie a donné lieu à une nouvelle vision du bien-être et de la productivité des employés. Par conséquent, l’utilisation d’outils collaboratifs de haute qualité sera un choix judicieux pour les organisations qui souhaitent retenir leurs employés et s’assurer qu’ils travaillent sur des tâches qui seront les plus utiles à l’entreprise.

Les entreprises s’efforçant d’offrir cohérence et clarté aux employés, l’automatisation et l’utilisation de l’IA sont déjà utilisées dans la plupart des bureaux. Cependant, dans le but de réduire les coûts, de s’assurer que le temps des employés est dépensé à bon escient, et d’éviter les périls de l’erreur humaine, les entreprises utiliseront des logiciels plus sophistiqués qui peuvent aider à la prise de décision et à la formation – libérant ainsi encore plus de temps et de ressources précieuses.

En outre, les employeurs utiliseront la RV et des outils de collaboration asynchrones afin de tirer le meilleur parti d’équipes qui ne se trouvent pas à proximité les unes des autres. Les entreprises prennent note des préférences des employés, tout en observant les avantages qu’il y a à permettre aux gens de travailler là où ils se sentent le plus à l’aise, et au moment où ils se sentent le plus productifs.

Il reste encore beaucoup à faire en matière de technologie collaborative, mais une chose est sûre, c’est qu’elle aura un impact considérable sur l’avenir du travail.

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