Lorsqu’il s’agit de voyages d’affaires, la plupart des PME ont hâte de reprendre la route ! Mais cette hausse de la demande, combinée aux problèmes persistants de capacité des compagnies aériennes, sans parler de l’augmentation du prix du carburant, se traduit par des prix plus élevés – à un moment où les budgets de la plupart des entreprises sont sous pression.
Heureusement, il existe des moyens de faire des économies importantes sur les voyages d’affaires. Il faut pour cela passer des voyages non gérés aux voyages gérés (en d’autres termes, s’associer à la bonne société de gestion des voyages), mais vous en récolterez les fruits en termes de temps et d’argent.
De nos jours, réserver un voyage ne consiste plus à obtenir le tarif le plus bas. Il s’agit des conditions générales, de la flexibilité et de la facilité de réservation – que pensez-vous de cinq minutes au lieu de 50 ? Il faut aussi penser à l’accès à une gamme impressionnante d’offres et de tarifs, ainsi qu’à une assistance instantanée si un vol est annulé ou doit être réorganisé.
Plus que cela, il s’agit d’examiner vos coûts d’un point de vue plus élevé et de faire des économies à chaque étape du voyage, de la pré-réservation à ce qui se passe un mois plus tard.
Voici 7 façons d’économiser du temps et de l’argent sur les voyages d’affaires.
Examinez vos données
Imaginez la valeur que vous obtiendriez en voyant noir sur blanc les chiffres réels de vos voyages. Oui, vous voulez savoir ce que vous dépensez en vols et en hôtels, mais il y a plus important. Par exemple, à quelle fréquence votre équipe voyage-t-elle ? Peut-on les réserver à l’avance ?
Il existe une infinité de façons de trouver des efficacités et d’identifier les petits changements (les grands aussi) afin de tirer le meilleur parti de votre budget de voyage. Nos équipes trouvent chaque jour de nouvelles façons d’optimiser les dépenses de voyage de nos clients.
Définir les règles
Saviez-vous que la mise en place de règles de voyage formelles, c’est-à-dire d’une politique de voyage, est le moyen numéro un d’économiser de l’argent sur les voyages ? Soyons honnêtes, il est très difficile de contrôler les coûts si chacun peut réserver où, quand et ce qu’il veut.
Les limites sont bonnes. Et il n’est pas nécessaire qu’il y en ait beaucoup, même les politiques de voyage les plus simples peuvent faire une énorme différence.
Mais ça aide de tout mettre sur papier, y compris :
- Les compagnies aériennes avec lesquelles vous préférez que votre équipe réserve.
- Directives concernant les classes économique, première et affaires
- S’il y a un plafond sur le montant qu’ils peuvent dépenser par nuit dans un hôtel…
- Qui doit signer pour tout ça ?
Allégez la pression sur la personne à contacter.
Dans de nombreuses PME, une seule personne s’occupe de toutes les réservations de voyages. Souvent, cette tâche est ajoutée à leurs responsabilités quotidiennes, mais ils sont excellents dans ce domaine et il est facile de maintenir le statu quo.
Cela peut être difficile à gérer, surtout si l’équipe s’agrandit rapidement et que les demandes de voyage affluent.
L’un de nos clients, Holovis (les cerveaux derrière les manèges de parcs à thème et les expériences AR/VR dans le monde entier), a découvert cela lorsque son équipe est passée de 32 à 125 personnes. En tant que société de conception d’expériences, ils devaient faire voyager leurs ingénieurs et leurs concepteurs à travers le monde, souvent en groupe, et avec de multiples arrêts en cours de route. Tout cela est devenu un peu compliqué.
Les personnes chargées de la réservation des voyages en interne portent de lourdes responsabilités sur leurs épaules lorsqu’il s’agit de gérer les demandes, les coûts et l’administration après le voyage. Et vous devez vraiment vous sentir à leur place si les choses tournent mal.
Corporate Traveller a permis à Holovis d’économiser beaucoup de temps et d’argent en s’occupant de toutes ses réservations, y compris les voyages de dernière minute et les changements. Et en cas d’incident ou d’événement (comme la fermeture inattendue des frontières), nous sommes là pour ramener les voyageurs chez eux.
Gardez votre équipe concentrée sur son travail quotidien
Même lorsque tout va bien, réserver un voyage sur Internet n’est pas la meilleure façon d’utiliser le temps de votre équipe. La réservation d’un voyage d’affaires sur Internet peut prendre jusqu’à 49 minutes (ou plus), le temps de faire la recherche, de comparer les prix, de vérifier la disponibilité et de réserver. Avec une TMC à bord, vous pourrez le faire en cinq minutes (et obtenir les meilleurs prix disponibles le jour même).
Pour être franc, est-ce que Mary, dans le service commercial, passe trop de temps sur InsertAirlineHere.com, alors qu’elle devrait conclure des affaires ou organiser des formations commerciales ?
SOS Commerce demande une assistance 24 heures sur 24
Pourquoi, lorsque les choses tournent mal, est-ce toujours après les heures de bureau ? Les patrons et les organisateurs de voyages reçoivent un appel SOS d’un voyageur en détresse tard un samedi soir. Ce n’est pas comme ça que vous voulez passer votre week-end – en attente dans un centre d’appels !
Avec le bon partenaire de voyage, vous ne serez jamais dans cette situation. Des équipes d’assistance dédiées en dehors des heures de travail permettent à vos voyageurs de s’adresser directement aux experts.
Rendez toute crise un peu plus facile à gérer
Comment mesurer le stress que des changements ou des incidents de voyage inattendus causent à votre équipe, surtout si elle a voyagé par l’intermédiaire de COVID ? Ce n’est pas quelque chose que vous devez considérer si vous avez mis en place un programme de gestion des voyages.
Dans n’importe quelle crise, petite ou grande, une TMC s’occupera de toutes les démarches administratives et des arrangements aussi rapidement et facilement que possible. Et elle veillera à ce que les coûts associés ne soient pas exorbitants !
Il est bon de savoir que lorsque les choses se gâtent, un expert en voyages peut prendre les rênes.
La connaissance est le pouvoir
En fait, cette expertise en matière de voyage est inestimable. Vous êtes peut-être un pro du lancement d’une start-up ou de la gestion d’une entreprise… mais le voyage en 2022 est un tout autre jeu de balle.
Notre équipe a des tonnes d’expérience et de connaissances du secteur – et toutes les connexions de voyage que vous pouvez espérer (si les choses ne se déroulent pas comme prévu, nous pouvons faire annuler les frais).
La connaissance, c’est le pouvoir. C’est pourquoi nous avons mis en place un système de gestion des voyages. Boîte à outils pour les voyages d’affaires des PME. Vous y trouverez des conseils sur la manière d’élaborer la politique de voyage idéale, sur les moyens de réaliser des économies sans compromettre la sécurité des voyageurs, sur les pièges des voyages non gérés et bien d’autres choses encore.
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