Les voyages d’affaires sont de retour ! En fait, la Global Business Travel Association (GBTA) estime que les dépenses mondiales en matière de voyages d’affaires atteindront les niveaux de 2019 en 2024, soit une année complète plus tôt que prévu.
C’est une période passionnante. D’autant plus que ce sont les petites et moyennes entreprises qui alimentent la reprise, plutôt que les géants du secteur.
D’un autre côté, la gestion des voyages est plus compliquée que vous ne le pensez lorsqu’elle concerne plusieurs personnes, et c’est un peu plus complexe en ce moment. Pensez aux fermetures de frontières, aux restrictions de voyage et aux réglementations Covid. C’est décourageant – et chronophage – pour la seule personne qui réserve les voyages de tous les membres de votre entreprise.
Une entreprise qui effectue 50 réservations de voyages par mois perd plus de 10 000 £ par an en temps perdu en s’en occupant elle-même (ce sont nos propres calculs). La recherche et la réservation en ligne d’un voyage, même le plus simple, peuvent prendre jusqu’à 49 minutes. Et une entreprise peut dépenser jusqu’à 10 % de son budget voyages rien qu’en frais de modification et d’annulation.
La plupart des PME n’ont pas le temps de gérer leurs propres voyages, surtout lorsque l’équipe s’agrandit rapidement et qu’elle doit se rendre aux quatre coins du monde.
C’est exactement ce qui est arrivé à Bennett Aviation lorsqu’elle a connu une poussée de croissance. Tout d’un coup, réserver des voyages quand et où on le souhaite est devenu beaucoup trop difficile pour une seule personne. Il n’y avait guère de moyen de savoir où se trouvaient les gens à un moment donné et combien cela coûtait. Les procédures étaient lourdes et il n’a pas fallu longtemps pour que l’assistante administrative de Bennett soit submergée par des demandes et des modifications de voyage compliquées.
Mais n’ayez crainte ! Il existe des moyens de maîtriser vos voyages d’affaires.
Comprendre les frustrations de votre équipe
Avez-vous déjà été bloqué au téléphone avec le centre d’appels d’une compagnie aérienne ? Cela peut prendre des heures lorsqu’il y a un incident majeur. C’est très pénible, surtout si vous êtes un voyageur coincé dans un pays ou si vous êtes l’assistant de direction qui doit ajouter les voyages à ses tâches quotidiennes. Personne n’a envie de passer tout ce temps en attente pendant une période déjà stressante.
Imaginez que quelqu’un ait besoin d’aide en dehors des heures de travail ou pendant le week-end. Qui appelle-t-il dans votre entreprise, quelle assistance reçoit-il ? Compte tenu de la façon dont les deux dernières années ont été vécues, c’est une question importante à considérer.
Pensez ensuite à l’administration. Les reçus, les dépenses et le suivi des bons et des crédits. Combien de temps les voyageurs et l’équipe financière perdent-ils à s’assurer que tout est en ordre ? Comment connaître le coût réel des voyages d’affaires une fois que l’on a additionné les frais de transport aérien, d’hôtel, de taxi et de repas ?
Réduire le stress sur les personnes et les risques
La sécurité et le bien-être sont aujourd’hui une préoccupation majeure dans tous les secteurs de l’entreprise. Et cela ne s’arrête pas aux déplacements de votre équipe à l’étranger.
Si vos voyageurs réservent eux-mêmes leurs voyages, comment savez-vous où ils se rendent, avec qui ils réservent et s’ils courent un risque ? C’est effrayant. En tant qu’employeur, vous êtes responsable de vos employés lorsqu’ils sont sur la route.
Il existe des entreprises et des technologies pour vous aider. Cela fait toute la différence pour les voyageurs de savoir que vous les soutenez, surtout en cas d’urgence, s’ils ont besoin d’être contactés et de rentrer chez eux.
Sachez ce que vous dépensez
Les voyages d’affaires figurent généralement parmi les trois premiers postes du compte de résultat d’une entreprise ; c’est un poste de dépenses important. Il s’agit donc d’un poste de dépenses important. Il est donc important de contrôler vos dépenses et d’identifier les économies possibles.
Comment commencer ? Tout est dans les données, telles que :
- Dépenses annuelles en vols
- Dépenses annuelles pour les hôtels
- Itinéraires populaires, par exemple Londres – Berlin ou Édimbourg – New York.
Lorsque vous avez ces informations en main, vous disposez d’une base pour commencer à économiser de l’argent de toutes sortes de façons. Une agence spécialisée dans les voyages d’affaires comme Corporate Traveller dispose de toutes les tactiques et de tous les contacts pour vous aider. Si vous utilisez régulièrement une compagnie aérienne, nous pouvons discuter avec elle et obtenir des prix préférentiels. Des tableaux de bord peuvent vous montrer les informations de réservation en temps réel et vous pouvez établir des rapports en quelques minutes.
Reconsidérez la réservation sur plusieurs sites web différents
Connor, le commercial, devrait se concentrer sur ses clients au lieu de passer des heures à chercher des vols et des hôtels. Chercher sans cesse sur Internet et avoir tous ces onglets ouverts est une perte de temps considérable. Avec la bonne technologie, il peut prendre moins de cinq minutes pour réserver un voyage (y compris l’hôtel et la location de voiture).
Nous avons estimé que vous économiserez en moyenne 12,96 £ par réservation si vous utilisez un outil comme le nôtre. De plus, lorsque vous pensez aux données, en réservant tout en un seul endroit, vous pouvez obtenir des réductions et accéder à des offres spéciales d’entreprise et à des avantages que vous ne pouvez obtenir nulle part ailleurs. Quel que soit le point de vue, tout le monde y gagne.
Choisissez un partenaire de voyage qui travaille pour vous
Votre entreprise utilise-t-elle Teams ou Slack ? Quickbooks ou Sage ? Comme toutes les plateformes, elles ont leurs avantages et leurs inconvénients, leurs capacités et leurs fonctionnalités. Vous avez choisi le meilleur outil pour répondre à vos besoins.
Les agences de voyage, également appelées sociétés de gestion de voyages (TMC) dans notre monde, ne sont pas différentes. Vous pouvez choisir de travailler avec une agence de voyages locale, une TMC internationale ou de réserver un voyage par le biais de plusieurs sites web et fournisseurs. Mais en fin de compte, vous devez tenir compte de trois éléments :
- La culture – choisissez une entreprise qui s’aligne sur votre vision et vos valeurs.
- Capacités techniques – ne vous contentez jamais de moins que ce dont votre entreprise a besoin.
- Tarification, y compris les coûts cachés
Il ne fait aucun doute que les petites et moyennes entreprises seront le moteur de la reprise économique post-pandémique du Royaume-Uni. C’est pourquoi nous avons créé un Boîte à outils pour les voyages d’affaires des PME. Il vous indiquera par où commencer pour formaliser les processus de réservation de voyages, où trouver des économies sans compromettre la sécurité des voyageurs, les pièges de la réservation en ligne aléatoire et bien plus encore.
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