Les propriétaires d’entreprise se retrouvent souvent baignés dans l’éclat du succès pendant les périodes prospères, laissant de côté les plans de contingence et laissant s’installer la complaisance. Il est facile de supposer que le soleil continuera de briller – jusqu’à ce qu’il ne le fasse plus pour votre PME.
En affaires, nous devons nous attendre à l’inattendu et être prêts. Comment votre entreprise gère-t-elle les coupures de courant et les restrictions d’eau? Que se passerait-il si vous perdiez soudainement un client important? Ou un partenaire commercial? En cas de crise, certaines entreprises meurent, d’autres survivent et d’autres prospèrent. Le facteur de différenciation crucial est leur niveau de préparation.
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«Nous n’apprenons pas le RCR en espérant l’utiliser. Nous l’apprenons parce qu’il existe une petite probabilité que nous l’utilisions à un moment donné et cela suffit pour en faire la planification», explique Sandra Beswick, directrice de la société de conseil financier et stratégique Fluence Capital.
«Il en va de même pour diriger une entreprise et se préparer à tout ce qui peut survenir devrait faire partie intégrante de la stratégie de chaque PME. Avoir les bonnes mesures en place (toujours) aide les entreprises à garder la tête hors de l’eau en période difficile.»
Elle explique que cette leçon est particulièrement cruciale dans le paysage commercial imprévisible de l’Afrique du Sud, où les entreprises de toutes tailles luttent pour garder les lumières allumées tout en affrontant l’incertitude économique, l’accès limité au crédit, l’inflation et les taux d’intérêt croissants, les prix élevés des carburants et un niveau élevé de concurrence.
Une enquête menée par Deloitte a révélé qu’un plan de gestion de crise peut réduire les conséquences financières. Alors que 31% des organisations dotées d’un plan de crise déclarent qu’une crise récente a eu un impact négatif sur leurs finances, ce chiffre passe à 47% pour celles qui n’en ont pas.
«Il est clair que l’action proactive l’emporte largement sur une approche réactive. La clé de la longévité et de la résilience réside dans l’élaboration d’un cours bien préparé qui tient compte de divers scénarios potentiels, même s’ils ne se produisent jamais. En identifiant les risques et en les utilisant pour élaborer un plan de contingence solide, vous pouvez permettre à votre entreprise de rester à flot et de sortir renforcée de l’autre côté.»
Comment élaborer un plan de crise pour les PME
La planification de crise consiste à bien plus qu’à économiser pour les jours de pluie. Votre plan de crise doit tenir compte de ce qui pourrait se passer, de ce qui pourrait se produire et même de ce qui ne se produira peut-être jamais. Voici cinq considérations clés à intégrer à votre plan de contingence:
Posez les questions difficiles
Plus vous pouvez rapidement et clairement identifier votre position, plus vous serez habilité à travailler en vue de la viabilité commerciale à long terme. Obtenez des réponses à ces questions:
- Votre plan stratégique est-il documenté et régulièrement révisé pour vous assurer de rester adaptable?
- Avez-vous des prévisions et des flux de trésorerie précis et réalistes?
- Êtes-vous «bankable» et vos ratios d’endettement sont-ils faibles?
- Avez-vous un plan pour les revenus futurs et autres fonds?
- Collaborez-vous avec de nouveaux clients et des clients réguliers?
Comprenez les risques
Améliorer la culture du risque et renforcer l’intégration de la résilience dans les processus de stratégie commerciale sont parmi les actions les plus importantes que les entreprises devraient prendre. En identifiant et en évaluant la probabilité et la gravité des risques uniques auxquels votre entreprise est confrontée, vous pouvez prendre des mesures proactives pour les atténuer avant qu’ils ne se produisent.
Élaborez un plan de communication
Rappelez-vous la simulation d’incendie lorsque toute l’école était appelée à l’attention pour pratiquer les mesures de sécurité? Les écoles le font encore aujourd’hui, alors pourquoi votre entreprise devrait-elle être différente? Demandez-vous: mes employés savent-ils quoi faire en cas de crise? Une crise de l’eau, une crise de l’électricité, une crise de vol, une crise de la dette, une crise de la clientèle?
Créer un plan de communication de crise détaillé qui indique comment votre entreprise réagira à différents scénarios réduit les informations erronées et l’instabilité et fournit aux employés les orientations, la sécurité et la clarté dont ils ont tant besoin.
Votre plan devrait inclure les messages clés, les contacts clés, la stratégie de relations avec les médias, les stratégies de marketing, les stratégies d’économie financière, les procédures de communication interne et les lignes directrices pour répondre aux clients et aux parties prenantes. Cela favorise une culture de responsabilité et de résilience de l’entreprise. Révisez et mettez régulièrement à jour ce plan pour qu’il reste pertinent.
Maîtriser votre flux de trésorerie
En 2021, la principale raison de l’échec des start-ups était le manque de liquidités, ce qui signifie qu’il est essentiel de surveiller de près votre flux de trésorerie. «Faites ce que vous pouvez pour vous assurer que le flux de trésorerie est la force motrice de votre entreprise et tenez un prévision quotidienne du flux de trésorerie. Ce n’est pas joli ni fantaisiste, mais c’est la vérité et c’est une règle fondamentale à suivre qui peut vous aider à éviter les ennuis lorsque les temps sont difficiles », dit Bewick.
Sachez quand vous avez besoin d’aide – et demandez-la
Démarrer et développer une PME prospère en Afrique du Sud demande du temps et du travail acharné. Tout au long de ce processus, vous pourrez avoir besoin de l’aide et des conseils d’experts, tels que des conseillers juridiques, des experts en financement et des praticiens de redressement d’entreprise. N’hésitez pas à demander de l’aide quand vous en avez besoin.
«Trop d’entreprises attendent le dernier moment pour demander de l’aide et à ce moment-là, il est souvent trop tard. Le déni auquel les gens ont recours lorsqu’ils sont confrontés à des problèmes peut être précisément ce qui rend impossible tout retour à la viabilité. Plus tôt une PME agit pour redresser l’entreprise avec les finances et les ressources dont elle dispose, meilleures sont ses chances de survie», explique Beswick.
La planification de contingence, un avantage concurrentiel en temps d’incertitude
Alors que la planification de contingence peut sembler fastidieuse, surtout lorsque l’activité semble stable, la vérité est que les entreprises doivent se préparer à l’inattendu. Être prêt pour une crise est un avantage concurrentiel majeur en période d’incertitude, en donnant aux dirigeants les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions critiques.
Alors que le paysage commercial mondial continue d’évoluer, le message de Beswick est clair: «Soyez prêt. Soyez résilient. Et soyez habilités avec les informations nécessaires pour prendre des décisions critiques en période d’incertitude. Attendre l’alarme incendie peut être trop tard.»
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