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Shopify décourage les réunions en faisant honte aux employés avec un calculateur de coûts

Le temps, c’est de l’argent, et Shopify veut que les travailleurs sachent que cela s’applique aux réunions inutiles.

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Le temps, c’est de l’argent, et Shopify Inc. veut que ses employés comprennent que cette maxime s’applique également aux réunions inutiles.

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L’entreprise canadienne de commerce électronique a mis en place un calculateur intégré à l’application de calendrier des employés qui estime le coût de toute réunion réunissant trois personnes ou plus. L’outil utilise les données de rémunération moyenne selon les rôles et les disciplines, ainsi que la durée de la réunion et le nombre de participants, afin de chiffrer le coût de l’événement. Une réunion typique de 30 minutes avec trois employés peut coûter entre 700 et 1 600 dollars. L’ajout d’un cadre – comme le chef des opérations Kaz Nejatian, qui a mis au point le programme lors d’une journée de hacking à l’échelle de l’entreprise – peut faire grimper le coût à plus de 2 000 dollars.

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Ce nouvel outil s’inscrit dans le cadre des efforts déployés par l’entreprise tout au long de l’année pour réduire les réunions inutiles. En début d’année, Shopify a supprimé toutes les réunions récurrentes de plus de deux personnes et a commencé à décourager les réunions le mercredi.

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L’objectif de ces initiatives, a déclaré M. Nejatian, est de “changer la réponse par défaut de oui à non”.

L’entreprise est sur le point de supprimer 322 000 heures et 474 000 événements discrets en 2023, selon Nejatian.

Kaz Nejatian, directeur de l'exploitation et vice-président des produits chez Shopify Inc. lors de la conférence Collision à Toronto en juin.
Kaz Nejatian, directeur de l’exploitation et vice-président des produits chez Shopify Inc. lors de la conférence Collision à Toronto en juin. Photo de Chloe Ellingson/Bloomberg

“Personne chez Shopify ne dépenserait 500 dollars pour un dîner”, a déclaré M. Nejatian lors d’une interview. “Mais beaucoup de gens dépensent bien plus que cela en réunions sans jamais prendre de décision. L’objectif de cette initiative est de vous montrer que le temps, c’est de l’argent. Si vous devez le dépenser, vous y réfléchissez”.

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Les cadres et leurs employés disent tous deux qu’ils passent des heures chaque semaine dans des réunions qui pourraient disparaître sans conséquence. Le temps perdu dans des activités telles que les réunions figure parmi les cinq principales causes d’inefficacité au sein d’une organisation, selon une enquête menée par l’application de gestion de projets Wrike auprès de chefs d’entreprise et de travailleurs intellectuels.

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Au total, les réunions non critiques font perdre environ 100 millions de dollars par an aux grandes organisations, selon les recherches de Steven Rogelberg, professeur à l’université de Caroline du Nord à Charlotte, qui étudie les réunions depuis vingt ans.

Les entreprises luttent contre le fléau des réunions depuis des décennies. Lorsqu’Alan Mulally a pris la tête de Ford Motor Co. en 2006, il a supprimé les réunions inutiles ou trop longues afin d’accélérer la prise de décision. Il y a dix ans, Bain & Co. a constaté qu’une seule réunion hebdomadaire de cadres moyens coûtait à une organisation 15 millions de dollars par an, et que les cadres supérieurs consacraient plus de deux jours par semaine à des réunions.

Le temps, c’est de l’argent. Si vous devez le dépenser, vous y réfléchissez

Kaz Nejatian, directeur de l’exploitation, Shopify

“Les réunions sont comme les mauvaises herbes : elles repoussent partout, à moins que vous ne fassiez preuve de diligence”, a déclaré Brian Elliott, conseiller exécutif sur les questions liées au lieu de travail.

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À lui seul, le calculateur de Shopify ne changera probablement pas les comportements, a déclaré M. Rogelberg. “Il s’agit d’une intervention très superficielle.

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Il a suggéré à l’entreprise de l’accompagner d’une formation sur les meilleures pratiques, d’un retour d’information pour les cadres intermédiaires et d’un soutien de la part de la direction, autant d’éléments que Shopify met déjà en œuvre dans le cadre de sa campagne de calendrier plus large.

Steph Little, consultante senior au sein de la société de conseil sur le lieu de travail Bright + Early, craint également que le fait de chiffrer les réunions ne décourage les employés subalternes ou marginalisés de soulever une question importante en amont, pensant que cela n’en vaut pas la peine.

“Nous avons une tonne de réunions inutiles, c’est certain, mais nous avons aussi des personnes qui sont exclues des décisions”, a déclaré M. Little. “Lorsque les gens travaillent à distance, ils veulent être connectés et informés.

Chez Shopify, le temps moyen passé en réunion par employé a diminué de 14 % au cours des cinq premiers mois de 2023 par rapport à la même période de l’année dernière. Cela a contribué à une augmentation prévue de 18 % des projets terminés cette année, a déclaré M. Nejatian.

“La plupart des environnements de travail modernes sont défectueux”, a-t-il déclaré. “Ce n’est pas un seul changement qui compte.

Bloomberg.com

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