La plateforme événementielle Hire Space prédit que les entreprises économiseront des milliers d’heures chaque année sur les réunions et les événements, en accédant à une nouvelle technologie qui permet de réserver des lieux du monde entier en quelques clics en ligne.
La start-up technologique, soutenue par le fondateur de l’application de réservation de restaurants TopTable.com, a introduit une technologie de réservation instantanée, qui permet aux entreprises de réserver et de payer instantanément plus de 3000 des 100 000 lieux avec lesquels elle travaille. La société prévoit que le nombre de lieux disponibles à la réservation instantanée quadruplera au cours des 12 prochains mois. Cela se traduit par des milliers d’heures d’économies sur les négociations de lieux, ce qui constitue une avancée significative pour le secteur des événements britannique, d’une valeur de 84 milliards de livres sterling, qui a priorisé les économies d’efficacité alors qu’il se reconstruit après la pandémie de Covid-19.
Edward Poland, co-fondateur de Hire Space, décrit la technologie comme révolutionnaire dans le monde des événements. “Les événements ont pris du retard par rapport à d’autres secteurs en ce qui concerne la réservation instantanée. C’est le début d’une nouvelle ère qui permettra aux organisateurs d’événements d’être plus efficaces dans leur travail et qui permettra d’importantes économies pour les entreprises. Une entreprise ayant des besoins typiques en matière de réunions et d’événements pourrait économiser des milliers d’heures de travail administratif.”
La technologie de Hire Space permet aux employés chargés d’organiser des réunions et des événements de rechercher et de découvrir des lieux en utilisant des filtres de recherche tels que le prix, l’emplacement et la capacité. Ils peuvent ensuite réserver directement, sans avoir besoin de créer des allers-retours inutiles avec les fournisseurs. Hire Space propose également un service entreprise, Hire Space 360, qui offre des solutions intégrées de recherche, de paiement intelligent et de contractualisation pour les entreprises disposant de nombreux programmes de réunions et d’événements.
Luke Fagg, directeur marketing senior chez CoachHub, client de Hire Space 360, déclare : “Hire Space nous a fait gagner un temps précieux en négociant avec les fournisseurs et en offrant un excellent soutien logistique. Nous avons hâte de voir le lancement de leur service de réservation instantanée qui, selon moi, amènera cela à un tout autre niveau.”
Comme le souligne Edward Poland : “Le modèle traditionnel de réservation de réunions et d’événements, qui consiste à chercher des lieux adaptés de manière compliquée et à passer des jours à négocier le prix et la disponibilité avec le lieu, est en train d’être bouleversé. Que vous soyez une grande entreprise avec un programme d’événements de plusieurs millions de livres sterling ou un assistant occupé chargé de réserver la fête de Noël du bureau, cette technologie offre d’énormes avantages en termes de temps et de coûts.”
Abby Darke, assistante de direction chez Acrisure, déclare : “La technologie et le soutien de Hire Space m’ont permis d’organiser un événement réussi tout en jonglant avec mes autres priorités. La possibilité de trouver rapidement le lieu idéal et de le réserver sans tracas a été une véritable transformation.”
Une étude du marché réalisée l’année dernière par Verified Market Research estimait que le secteur mondial des réunions et des événements valait 886,99 milliards de dollars en 2020 et devrait atteindre 2 194,40 milliards de dollars d’ici 2028. Adam Parry, fondateur de Event Industry News, une publication de premier plan dans l’industrie des événements, a déclaré : “Ce qui se passe dans les réunions et les événements est le début d’une transformation similaire à celle observée par le secteur du voyage il y a deux décennies, lorsque des entreprises comme Expedia et Hotels.com ont fondamentalement changé le paysage en rendant l’inventaire des fournisseurs plus facilement accessible. C’est un environnement commercial en constante évolution qui représentera des milliards d’économies.”
La demande de technologies simplifiées pour les réunions et les événements a été une préoccupation majeure pour les entreprises touchées par des périodes économiques difficiles. Selon un rapport de ICE (In-House Corporate Event Planners), certains coûts d’événement ont augmenté de 40% à 60%, laissant les entreprises lutter avec des ressources réduites et des budgets serrés après la pandémie.
En ces temps difficiles, Hire Space a enregistré une augmentation de 187% de l’utilisation de ses solutions entreprise par les entreprises cherchant à approfondir la numérisation pour réaliser des économies depuis la pandémie. L’entreprise continue d’investir dans l’avenir de la réservation de réunions et d’événements, notamment avec la sortie d’un outil de recommandation basé sur l’intelligence artificielle prévu pour un proche avenir, et elle prévoit que ses clients continueront à privilégier la rapidité et l’efficacité au cours des prochains 24 mois.
Comme le souligne Edward Poland : “L’approvisionnement a été un gros gaspillage de temps dans les événements, en particulier depuis la Covid. Des outils comme Hire Space 360 et la réservation instantanée utilisent la technologie pour réduire considérablement ce temps, donnant aux organisateurs d’événements un temps précieux pour se concentrer sur leurs événements.”
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