L’assemblée générale est un événement important de la vie démocratique et politique d’une organisation. Elle permet de valider les différents rapports (rapport moral, rapport financier et rapport d’activité) qui sont parfois exigés par les partenaires surtout financiers. Cependant, la tenue d’une assemblée générale (AG) peut s’avérer impossible pour diverses raisons.
La covid19 est un cas palpable. Pour ce faire, pensez à dématérialiser votre assemblée générale dès maintenant. Mais comment y arriver ? Cet article est le guide parfait qu’il vous faut pour organiser votre Assemblée générale en ligne.
Une Assemblée Générale : quelle est son importance dans la vie d’une entreprise ?
Une Assemblée Générale est une réunion obligatoire qui réunit les acteurs d’une corporation (société, fédération, entreprise, association…) Au cours d’une assemblée générale, l’on présente les différents rapports et les actionnaires statuent (votent) sur les opérations clés de l’entreprise (par exemple les nominations au conseil d’administration, la rémunération, les dividendes).
C’est également le moment pour les administrateurs de donner un aperçu de toutes les informations liées à la corporation, telles que ses performances annuelles, ses objectifs et sa stratégie. Ainsi, une assemblée générale en ligne est l’équivalent d’une assemblée générale. La seule différence est le format de la réunion qui est basée sur la technologie, l’internet et des matériels informatiques.
Pourquoi organiser une assemblée générale en ligne ?
Le contexte sanitaire mondial actuel montre clairement l’importance de digitaliser son assemblée générale. Les restrictions imposées par l’avènement du coronavirus ont dressé des barrières. Nombreuses structures publiques ou privées qui recourent aujourd’hui à des plateformes spécialisées pour l’organisation de leur assemblée générale annuelle.
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Ce que vous gagnez en dématérialisant votre assemblée générale
Si vous êtes une grande association, une entreprise ou une multinationale possédant des succursales, il n’y a de mieux que la digitalisation de votre assemblée générale. D’abord, cela permet d’amoindrir les dépenses liées au transport et les risques de détérioration des documents. L’organisation d’une assemblée générale en ligne réduit aussi une grande partie des dépenses observées lors des réunions traditionnelles.
Pas besoin de louer une salle, ou d’imprimer de la documentation. Vous êtes également exonérés des frais d’hébergement. En outre, l’organisation d’une assemblée générale en ligne optimise la sécurité de vos données. Des règles strictes d’authentification empêchent les tiers non autorisés d’accéder aux données sensibles et d’interférer avec les procédures.
Les AG en ligne offrent également des fonctionnalités classiques intéressantes telles que le chat, la présentation des documents, le vote et pouvoir en ligne, la signature électronique des documents…
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Comment organiser votre assemblée générale en ligne ?
L’organisation d’une assemblée générale en ligne est une tâche délicate qui doit être bien pensée. Voici quelques conseils pratiques qui peuvent vous être utiles :
1-) Mise en place de l’assemblée générale
La première chose que vous avez à faire est de choisir un bon outil de visioconférence. L’AG virtuelle est un télétravail qui nécessite de déterminer l’outil qui offre une meilleure solution numérique. La plateforme AG en ligne sur ce coup est ce qu’il vous faut. De grands groupes et startups notamment Idinvest, Le Conservateur ou Crédit Mutuel AREKA l’utilisent pour l’organisation de leur assemblée générale annuelle.
Cependant, pour tirer le meilleur parti de cette solution, il est important de comprendre les étiquettes des réunions virtuelles.
En voici quelques-uns à connaître :
- Soyez exactement à l’heure comme vous le seriez lors d’une réunion physique ;
- Trouvez une pièce bien éclairée pour l’appel vidéo ;
- Gardez toujours la caméra allumée pendant la réunion.
N’oubliez pas de vous conformer à la règlementation si un cadre législatif définit l’organisation dans votre pays.
Détail important : en visioconférence, une réunion ne peut pas dépasser 2 heures sans risquer de perdre totalement l’attention des participants. Jouez donc avec le timing. Présenter, expliquer et faire valider les résultats d’une année tout en laissant place à des prises de parole est un défi qui ne peut être relevé qu’en ayant un œil sur le chronomètre.
2-) Faire des répétitions
Il est essentiel de bien se préparer. Il ne s’agit pas d’arriver le jour J sans avoir effectué plusieurs tests, surtout si vous réalisez l’expérience pour la première fois. Cela permet que chacun soit à l’aise avec l’outil pour saisir et intégrer toutes les subtilités des différentes fonctionnalités et pallier les difficultés de connexion ou les problèmes de réglage du son.
Selon l’outil choisi, des rôles peuvent être attribués, et les fonctionnalités ne sont pas toujours les mêmes que l’on soit organisateur, présentateur ou simple participant. Il faut également préparer les participants eux-mêmes. Vous pouvez même leur proposer une session de formation rapide à l’outil avant l’AG.
Avec la solution AG en ligne, vous n’aurez pas à faire tout cela puisque l’outil est très simple à prendre en main. Les jours précédant l’AG, n’oubliez pas d’informer tous les inscrits sur les modalités de connexion.
3-) Communiquer avec les participant(e)s
À cette phase, vous êtes appelé à démarrer la réunion proprement dite. C’est aussi le moment d’inviter ceux qui l’ont oublié de couper leur micro, de respecter certaines règles élémentaires. Assurez-vous néanmoins qu’ils sachent comment :
- Écrire dans le chat ;
- Lever la main virtuellement ;
- Se mettre en sourdine et se démasquer ;
4-) Vote et pouvoir en ligne
Votre Assemblée Générale conduit à une prise de décision importante qui mérite que les participants usent de leur pouvoir et de leur droit de vote. Voici quelques procédés qui vous permettront d’effectuer des votes au cours de votre Assemblée Générale en ligne.
Utiliser le chat pour voter
C’est un procédé simple, mais peu sûr. Les assistants sont appelés à donner leur accord ou non au sujet d’une proposition.
Utiliser les sondages pour voter
Nombreux outils ou plateforme de visioconférence offrent cette fonctionnalité. Cependant, les sondages peuvent être brisés de sorte que le nombre et l’identité des votants soient masqués. Cela est dû à l’utilisation des caractères spéciaux. Veillez donc à les éviter.
Vote par formulaire
Cette fonctionnalité vous permet de créer un questionnaire et de le soumettre à plusieurs participants. Cette forme de vote en ligne et plus sûr et sécurisée.
5-) Génération des documents et Signature électronique
La génération des documents vous permet de rédiger et de partager tout type de documents. Vous pourrez donc, grâce à cette fonctionnalité de L’AG en ligne, générer automatiquement des contrats de travail, réaliser des fiches de paie ou des rapports à votre style et à votre goût. Elle permet ainsi une dématérialisation presque totale des documents au cours de votre Assemblée Générale.
La signature numérique disponible lors des AG en ligne permet aussi de garantir l’intégrité des documents électroniques et d’en authentifier l’auteur. Pour finir, notez que la solution Ag en ligne est destinés à tout le monde, qu’il s’agisse d’entreprises (TPE/PME) ou de grands Groupes, d’associations ou de fédérations, de cabinets…
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